Créer une enveloppe

Une enveloppe regroupe le document à signer, les signataires, les champs à remplir et les options de workflow. La création démarre depuis le bouton « Créer une enveloppe » du panneau latéral.

Étapes de création

Vidéos associées à la création et au lancement d'un workflow

28 - Création d'une Enveloppe

Explique le téléversement des documents, l'ajout des participants, les rôles, le workflow et le placement des champs.

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29 - Comment Lancer un Workflow

Montre comment lancer un circuit de signature à partir d'un template déjà configuré.

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Cliquer sur « Créer une enveloppe »

Ce bouton est disponible dans le panneau latéral gauche après connexion.

Téléverser le document

Utilisez « Parcourir le fichier » ou glissez-déposez le document. OSign accepte jusqu'à 10 fichiers par enveloppe, aux formats PDF, DOC, DOCX, XLS ou XLSX, pour un total maximal de 20 Mo.

Renseigner l'enveloppe

Ajoutez si besoin le nom de l'enveloppe et un numéro de référence pour faciliter le suivi dans le tableau de bord.

Ajouter les participants

Pour un signataire externe, saisissez au minimum le nom et l'adresse e-mail. Pour un signataire interne, tapez les quatre premières lettres du nom, sélectionnez le bon utilisateur, puis ajoutez-le au workflow.

Définir le rôle et l'ordre

Attribuez le rôle de chaque participant : signataire, viseur ou CC. Choisissez ensuite un workflow en série ou en parallèle.

Placer les champs sur le document

Glissez les champs depuis la palette de gauche vers les zones appropriées du document. Chaque champ doit être associé au bon participant.

Enregistrer ou envoyer

Cliquez sur « Save to draft » pour reprendre plus tard, ou sur « Save And Send » en bas à droite pour lancer immédiatement le workflow.

ℹ️

Contraintes de téléversement Les fichiers protégés par mot de passe ou chiffrés ne sont pas pris en charge. Si un document est refusé, vérifiez son format, sa taille et son niveau de protection avant de le charger à nouveau.

Champs disponibles

La palette de champs permet de définir les informations à apposer sur le document :

Champ	Usage
Name	Nom du signataire
Department	Département / service
Designation	Fonction / titre
Mobile / Email	Coordonnées de contact
ID Number	Numéro d'identification
Textbox	Zone de texte libre
Checkbox / Radio Button	Cases à cocher ou choix exclusif
Initials	Paraphe du signataire
Photo / Stamp	Photo ou cachet officiel
Date	Date de signature automatique
QRCode	Code de vérification de l'enveloppe

Options avant envoi (Optional Settings)

Option	Description
Rappel	Délai avant relance automatique des signataires
Numéro de référence	Identifiant personnalisé de l'enveloppe
Nom d'enveloppe	Libellé affiché dans le tableau de bord
Expiration	Date limite au-delà de laquelle l'enveloppe expire automatiquement

⚠️

Contrôle avant envoi Vérifiez le fichier, les signataires, le mode série/parallèle, les champs obligatoires, le rappel et l'expiration avant de cliquer sur « Save And Send ». Toute modification après envoi nécessite de rappeler l'enveloppe.

💡

Préférez « Save to draft » Si la configuration n'est pas finalisée, enregistrez en brouillon et revenez-y depuis l'onglet Brouillons du tableau de bord.

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